Interview: Ordnung am Arbeitsplatz, Klarheit im Kopf

von Projektredaktion | 11. Jan. 2014 | Kommentare deaktiviert für Interview: Ordnung am Arbeitsplatz, Klarheit im Kopf

Martin-Niels Däfler erklärt, wie Auszubildende und Berufsanfänger ihren Arbeitsalltag in den Griff bekommen

Martin-Niels Däfler  Foto: Campus

Martin-Niels Däfler Foto: Campus

Fehler passieren jedem Berufstätigen, vor allem am Anfang, sagt Martin-Niels Däfler, Buchautor und Dozent an der FOM Hochschule für Ökonomie & Management in Frankfurt/Main. Im Interview mit Nellie Bär erklärt er, wie Berufsanfänger daraus lernen können, wie wichtig Zeitmanagement ist und warum man das Wichtigste immer gleich am Anfang erledigen sollte.

Wo liegen die größten Schwächen von Berufsanfängern?
Das ist ganz unterschiedlich. Manche trauen sich nicht, auch mal die Initiative zu ergreifen und eigene Vorschläge zu machen. Andere wiederum sind zu forsch und wollen schon am dritten Tag den ganzen Betrieb umkrempeln und machen sich dann viele Feinde. Gut ist es, anfangs nur zu beobachten und erst nach ein paar Wochen vorsichtig Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten. Eine andere Schwäche ist es, Kollegen zu übergehen. Oft ist es besser, vorher zu fragen, als andere vor den Kopf zu stoßen. „Muss ich eigentlich den Vertrieb informieren, wenn ich XY mache?“ – wer sich so absichert, läuft keine Gefahr, andere zu verärgern.

Wie geht man am besten mit Fehlern um?
Fehler passieren, gerade am Anfang. Das ist menschlich und eigentlich nicht weiter schlimm. Nur, wer nicht zu seinen Fehlern steht oder nicht aus ihnen lernt, der hat ein Problem. Also: Fehler sollten unumwunden zugegeben werden, ohne zu theatralisch um Vergebung zu bitten. Wichtig ist, dass man selbst nach Lösungen sucht. Man sollte nicht zum Chef gehen und sagen „Ich hab’ da Mist gebaut“, sondern sollte auch erklären, was man vorschlägt, um die Folgen des Fehlers zu beseitigen. „Ich habe vergessen, der Kundin Niemann eine Auftragsbestätigung zu schicken. Ich schlage vor, dass ich sie anrufe und mich entschuldige.“

Wie schafft man Ordnung auf seinem Schreibtisch?
Jeder hat seine eigene Vorstellung von Ordnung. Ich etwa bin fast pedantisch, andere hingegen fühlen sich in einem kreativen Chaos wohl. Unbestritten ist jedoch, dass, wer Klarheit an seinem Arbeitsplatz hat, in der Regel auch Klarheit im Kopf besitzt. Eine unordentliche Umgebung lenkt ab und man verschwendet viel Zeit mit Suchen. Man sollte stets eine freie Arbeitsfläche von cirka 40 mal 60 Zentimeter haben. Nur der Vorgang, der gerade bearbeitet wird, sollte auf dem Schreibtisch liegen. Wichtige Arbeitsutensilien gehören in Griffnähe und sollten stets am gleichen Platz aufbewahrt werden. Und: Wer jeden Abend seinen Arbeitsplatz aufräumt, bei dem werden sich selten Papierstapel türmen.

Wie präzise sollte man seinen Arbeitstag planen?
Hier empfehle ich immer, sich an das „Rotweinglas-Prinzip“ zu halten. Was besagt dieses? Rotweingläser werden üblicherweise maximal zur Hälfte gefüllt. Ähnlich sollte es mit der Tagesplanung sein. Unvorhergesehenes passiert immer wieder und bringt dann die Pläne durcheinander. Das kann man im Vorhinein berücksichtigen und nur vier bis fünf Stunden verplanen. Ansonsten gilt: Am besten beginnt man den Tag mit wichtigen Aufgaben. Dann ist man noch ausgeruht und leistungsfähig. Routinetätigkeiten sollten um die Mittagszeit erledigt werden.

Wie kann man lernen, seine Zeit gut einzuteilen?
Zeitmanagement heißt in erster Linie Selbstmanagement. Mit anderen Worten: Es geht um Disziplin! Viele Büroangestellte verbringen viel zu viel Zeit mit unwichtigen Aufgaben beziehungsweise investieren zu viel Aufwand in nebensächliche Dinge. Es muss nicht alles perfekt sein. Oft kosten die letzten zehn Prozent unverhältnismäßig viel Zeit, wie etwa eine Präsentation zu formatieren oder „schön“ zu gestalten. Die Bedeutung/Wichtigkeit einer Aufgabe sollte also immer mit dem damit verbundenen Zeitaufwand korrespondieren. Entscheidend in der konkreten Umsetzung ist dabei, dass man erkennt: Nicht alles, was dringend ist, ist zugleich auch wichtig.

Wie oft sollte man seine E-Mails lesen?
Es ist ratsam, sich nur drei Mal am Tag seine E-Mails anzusehen. Das hat mehrere Vorteile: Man wird nicht dauernd abgelenkt und aus seiner eigentlichen Tätigkeit herausgerissen. Viele Mails erledigen sich zudem von allein, wenn man ein wenig wartet. Und: Man wird nicht in Versuchung geführt, beim E-Mail-Ping-Pong mitzumachen. Aber, ganz ehrlich: Oft halte ich mich selbst nicht an diese Regel. Zu groß ist die Neugier – wer hat mir da geschrieben? Wer nur fünf oder sechs Mal am Tag den Posteingang kontrolliert, hat schon viel erreicht und ist wesentlich effizienter als jemand, der bei jedem Klingeln in sein Mail-Programm sieht.

Buchtipp: Martin-Niels Daefler, Der Karriereführerschein – Erfolgstipps für alle, die anfangen zu arbeiten, Campus Verlag, Frankfurt 2012, 207 Seiten, 17,90 Euro.

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